Co je papírování?

Papírování je obecný pojem pro mnoho různých formulářů, faktur, seznamů, životopisů a prací, které je třeba dokončit v každém podnikání. Počítače sice odstranily papírování, jako jsou papírové poznámky, ale ve většině kanceláří jsou stále potřeba formuláře a další papíry. V mnoha kancelářích mohou stejné papíry zpracovávat a zpracovávat mnozí lidé dříve, než se podají, uloží nebo skartují.

Mnoho odborníků v oblasti efektivity kanceláří doporučuje, aby každý kus papíru měl jít tam, kam musí jít, aby mohl být zpracován tímto oddělením nebo osobou. Po přečtení a práci s každým kusem papíru může být buď uložen, rozdrcen, vyhozen, recyklován nebo zavěšen na nástěnce. Papírování, které je ještě třeba dokončit, lze uchovávat v odstupňovaném zásobníku. Zásobníky by měly být označeny, aby se v zásobnících zabránilo smíšené hromádce papírů.

Klasický způsob označování zásobníků nebo košů ve vícevrstvém držáku papírové pracovní desky je se slovy dovnitř a ven . Košík je pro příchozí papírování, které je třeba udělat a vnější koš obsahuje odchozí papírování, které je dokončeno. Někteří administrativní pracovníci stále označují své stolní podnosy tímto způsobem, zatímco jiní mohou štítky úplně zrušit. Někteří pracovníci nepoužívají vícevrstvé zásobníky pro papírování, ale mohou používat zavěšené soubory k ukládání papírů do hluboké zásuvky na stůl.

Zdá se, že někteří pracovníci většinu své papírové práce uchovávají na stole, ale většina odborníků na obchodní organizaci navrhuje mít na ploše pouze nejnovější projekt. Další papírové projekty lze pro snadnou orientaci uložit do zásobníků nebo souborů. Nutnost hledat v neorganizované papírování a najít něco, co může snížit produktivitu.

Typy papírů společných pro většinu podniků zahrnují formuláře, zprávy, právní záznamy, projektové kalhotky, hodnocení zaměstnanců, faxy, dopisy, přepravní zprávy, objednávky a faktury. Mnoho společností používá spíše počítačové objednávky a faktury, stejně jako e-maily než dopisy. Přesto většina společností tyto kopie vytiskne pro jiná oddělení, jako je účetní oddělení. Některé kanceláře mohou být prakticky bezpapírové, ale mnoho z nich stále pracuje na dosažení tohoto bodu. Většina podniků dnes recykluje své papírování, kdykoli je to možné, a krabice na recyklaci papíru jsou v dnešních kancelářích běžnou záležitostí.