Vad är pappersarbete?
Pappersarbete är en allmän term för de många olika former, fakturor, listor, återupptar och arbete som måste slutföras i varje företag. Även om datorer har eliminerat vissa pappersarbete, till exempel pappersmemos för det mesta, behövs det fortfarande blanketter och andra papper på de flesta kontor. På många kontor kan samma papper hanteras och behandlas av många människor innan de arkiveras, lagras eller strimlas.
Många kontorseffektivitetsexperter rekommenderar att varje papper ska gå dit det måste gå direkt för att hanteras av den avdelningen eller personen. Efter att ha läst och arbetat med varje papper kan det antingen arkiveras, strimlas, slängas ut, återvinnas eller hängas på en anslagstavla. Pappersarbete som fortfarande behövs för att slutföra kan förvaras i ett lager. Facken ska märkas för att undvika blandade pappershögar i brickorna.
Det klassiska sättet att märka brickorna, eller korgarna, i en skrivbordshållare med flera nivåer är med orden in och ut . Inkorgen är för inkommande pappersarbete som måste göras och utkorgen har utgående pappersarbete som är färdig. Vissa kontorsanställda märker fortfarande sina skrivfack på detta sätt medan andra kan avstå från etiketter helt. Vissa arbetare använder inte flerskiktade brickor för pappersarbete, men kan använda hängande filer för att lagra papper i en djup skrivbordslåda.
Vissa arbetare verkar bara hålla de flesta av sina pappersarbete i en hög på skrivbordet, men de flesta företagsexperter föreslår att de bara har det senaste projektet på skrivbordet. Andra pappersarbete kan lagras i fack eller filer för enkel referens. Att behöva söka igenom oorganiserat pappersarbete för att hitta något kan minska produktiviteten.
De typer av pappersarbete som är vanliga för de flesta företag inkluderar formulär, rapporter, juridiska poster, projektöversikter, utvärderingar av anställda, fax, brev, leveransrapporter, order och fakturor. Många företag använder datororder och fakturor samt e-post snarare än brev. Ändå skriver de flesta företag ut kopior av dessa för andra avdelningar, t.ex. redovisningsavdelningen. Vissa kontor kan vara praktiskt taget papperslösa, men många arbetar fortfarande med att komma till den punkten. De flesta företag återvänder i dag pappersarbete när det är möjligt och pappersåtervinningslådor är en vanlig syn på dagens kontor.