Qu'est-ce que la paperasse?
La paperasserie est un terme général qui désigne les nombreux formulaires, factures, listes, curriculum vitae et travaux à compléter dans chaque entreprise. Bien que la plupart des ordinateurs aient éliminé certains papiers tels que les mémos papier, des formulaires et autres papiers sont toujours nécessaires dans la plupart des bureaux. Dans de nombreux bureaux, de nombreuses personnes peuvent manipuler et traiter les mêmes documents avant même qu'ils ne soient classés, stockés ou déchiquetés.
De nombreux experts en efficacité de bureau conseillent que chaque feuille de papier soit dirigée là où elle doit aller immédiatement pour être traitée par ce service ou cette personne. Après avoir lu et travaillé avec chaque morceau de papier, il peut être soit classé, déchiqueté, jeté, recyclé ou accroché sur un tableau d'affichage. Les documents qui restent à compléter peuvent être conservés dans un bac à plusieurs niveaux. Les bacs doivent être étiquetés pour éviter les piles de papiers mélangés dans les bacs.
La manière classique d’étiqueter les bacs, ou les paniers, dans un porte-documents à plusieurs niveaux sur le bureau consiste à insérer les mots dans les deux sens . Le panier d'entrée est destiné aux documents entrants qui doivent être effectués et le panier de sortie contient les documents sortants terminés. Certains employés de bureau continuent d’étiqueter leurs plateaux de cette façon, alors que d’autres peuvent renoncer totalement à ces étiquettes. Certains travailleurs n'utilisent pas de bacs à plusieurs niveaux pour la paperasserie, mais peuvent utiliser des dossiers suspendus pour stocker des papiers dans un tiroir profond.
Certains travailleurs semblent ne garder que la plupart de leurs papiers sur leur bureau, mais la plupart des experts en organisation d'entreprise suggèrent de ne garder que le projet le plus récent sur le bureau. D'autres projets de paperasserie peuvent être stockés dans des bacs ou des fichiers pour faciliter la consultation. Le fait de devoir chercher dans une paperasse désorganisée pour trouver quelque chose peut réduire la productivité.
Les types de travaux communs à la plupart des entreprises comprennent les formulaires, les rapports, les documents juridiques, les descriptifs de projet, les évaluations des employés, les télécopies, les lettres, les rapports d’expédition, les commandes et les factures. De nombreuses entreprises utilisent des commandes et des factures informatiques ainsi que des courriers électroniques plutôt que des lettres. Pourtant, la plupart des entreprises en impriment des copies pour d’autres départements tels que le service de comptabilité. Certains bureaux peuvent être virtuellement sans papier, mais beaucoup travaillent encore pour arriver à ce point. Aujourd'hui, la plupart des entreprises recyclent leurs papiers chaque fois que cela est possible et les boîtes de recyclage du papier sont monnaie courante dans les bureaux d'aujourd'hui.