Vad händer på ett medicinskt kontor?
Några av de vanligaste uppgifterna som sker på ett medicinskt frontkontor liknar de som sker i andra typer av frontkontor. Sådana uppgifter inkluderar att öppna och stänga kontoret varje dag, svara på telefoner och organisera och underhålla ett arkiveringssystem. Eftersom ett företags front office och väntrum är ofta sida vid sida, är det enkelt för medicinsk administrativ personal att hantera vardagliga typer av front office-uppgifter som patientincheckning, fakturainsamling och tidsplanering. Ofta tar det medicinska kontoret hand om andra besökare, såsom leveranspersonal och läkemedelsföreträdare. Ibland hjälper receptionisterna på ett medicinskt kontor också patienterna att navigera från väntrummet till ett examensrum när det är dags för deras möte.
Den medicinska administrativa personalen eller receptionisterna kommer att öppna och stänga frontkontoret varje dag. I allmänhet inkluderar dessa uppgifter öppning av kontoret i början av dagen och start av alla nödvändiga system för kontorets korrekta funktion. Dessa kan inkludera att slå på telefonerna och slå på datorer och starta upp kontorets datorsystem. Mottagare kan också behöva sortera via post, skaffa sig underskrifter från lämplig personal, hantera kassaregistret och till och med göra bankinsättningar. Vanligtvis är receptionister ansvariga för att låsa upp kontoret i slutet av dagen.
Under hela dagen hjälper receptionister på det medicinska kontoret patienter att checka in, samt ta sina betalningar och schemalägga kommande möten innan de lämnar. De får också telefonsamtal, schemalägga och omplanera möten vid behov och verifierar varje patients hälsoförsäkringsinformation. Ibland kan en receptionist behöva arbeta med en patients sjukförsäkringsbolag för att avgöra vilka tjänster som är och som inte omfattas.
De flesta medicinska frontkontor har en viss grad av både pappers- och elektroniska filer, och vanligtvis är front office-personalen ansvarig för att organisera sådana filer och hämta dem vid behov. Detta pappersarbete kan innehålla allt från patientformulär till inköpskvitton. I allmänhet ansvarar den medicinska frontpersonalen för att ställa in nya patientfiler samt uppdatera aktuella patientfiler och till och med stänga filerna från tidigare patienter. Ibland måste receptionister faxa, maila eller på annat sätt skicka patientfiler till ett annat medicinsk kontor. Många medicinska frontkontor hanterar fakturering, men om kontoret är för litet eller saknar nödvändig utrustning kan anläggningen ha ett annat separat kontor för faktureringsärenden.
Även om huvuddelen av vad som händer på ett medicinskt kontor är direkt relaterat till patienterna, ägnas en bra del åt andra besökare. I allmänhet ansvarar receptionister på kontoret för leveranser, oavsett om dessa leveranser är på kontor eller medicinska förnödenheter. Medicinsk administrativ personal handlar ofta också med läkemedelsrepresentanter, även om dessa människor så småningom pratar med läkare och annan medicinsk personal innan verksamheten är klar.
Beroende på läkarmottagningens system kan den personal som arbetar på läkarmottagningen hjälpa patienter att flytta från väntrummet till undersökningsrummet. Ibland ansvarar sjuksköterskor för att ringa patienter från väntrummet. Men om ett kontor är särskilt upptaget, eller om det inte finns tillräckligt med sjuksköterskor till hands, kan receptionisten varna en patient om att hans möte är redo att börja och rikta honom vart han ska gå.