Vad är ett avslagsbrev?

Ett uppsägningsbrev är ett dokument som en anställd får från sin arbetsgivare. Den informerar medarbetaren om att hon sägs upp och bör ange skälen till det. Det kan innehålla information om tidigare incidenter som bidrog till detta beslut. Om det finns en möjlighet för den anställde att överklaga hennes uppsägning bör detta meddelas.

Arbetsgivare ger ofta ett uppsägningsbrev som en formalitet för att begränsa påståenden om att en anställd orättvist sagt upp. För att vara effektiv i denna roll går ett välskrivet uppsägningsbrev vanligtvis utöver att informera en person om att hennes anställningstid är över. Det bör också kommunicera andra viktiga uppgifter.

Uppsägningsbrevet bör omgående och specifikt informera en person om anledningen till att hennes anställning upphör. Om en person avfyras för att röka utanför det angivna området, borde det inte vara tvivel om att detta är anledningen. Förutom anställdas handling kommer många författare att ange den policy som har brutits och informerar mottagaren var hon kan granska denna policy om hon väljer det. Till exempel kan uppsägningsbrevet säga: "Detta beslut togs i enlighet med företagets tardy-policy, som du kan granska på sidan 11 i medarbetarhandboken."

När detta dokument kan utfärdas av en arbetsgivare bestäms vanligtvis av ett företags disciplinpolicy, så det kan variera från ett företag till ett annat. En anställd får i allmänhet ett uppsägningsbrev först efter att andra disciplinära åtgärder redan har anställts. Det kan dock förekomma fall när en persons handlingar berättigar omedelbar uppsägning.

Om andra åtgärder har vidtagits är det vanligt att dessa anges i detalj. Inom ramen för uppsägningsbrevet kommer författaren sannolikt att ange datum och vilken typ av disciplin som användes. Orsakerna som ledde till dessa åtgärder kommer också sannolikt att anges specifikt. Om medarbetaren löfte, avtal eller erkänt att hennes jobb var i fara om hon handlade på ett visst sätt i framtiden, kommer det troligt att påminnas om detta.

I vissa fall är uppsägningen som meddelats i ett uppsägningsbrev inte absolut och slutgiltigt. Det kan finnas en möjlighet för mottagaren att överklaga. I så fall bör sättet och tidsramen för hur detta ska göras kommuniceras. För professionalismens skull och för att undvika att dokumentet misstas som en prank är det bäst om det är tryckt med ett företags brevpapper och innehåller namnet och positionen för den som skrev det.