Que fait un gestionnaire de back office?

Un responsable administratif est un professionnel responsable de la supervision du travail effectué par des personnes appartenant à des départements tels que les ressources humaines (HR), la comptabilité et les technologies de l'information (TI). Le terme "back office" décrit toutes les fonctions qui supportent une opération, mais qui ne concernent pas directement le service client, même si elles ont un impact important sur la relation client. Ces gestionnaires travaillent dans différents domaines, tels que l'industrie médicale, la fabrication et les finances. Leurs tâches varient donc en fonction du domaine dans lequel il travaille.

Dans la plupart des cas, un responsable administratif doit avoir une expérience dans un domaine tel que les mathématiques, la comptabilité ou l’ingénierie. Dans certaines industries, cependant, il ou elle formera dans des domaines plus spécialisés. Un des acteurs du secteur financier, par exemple, possède probablement une formation et une expérience professionnelle dans la supervision de services financiers. De même, un professionnel médical peut avoir de l'expérience dans un domaine tel que l'administration hospitalière.

Lorsque les professionnels font référence à l’arrière-guichet, ils peuvent faire référence à l’une des nombreuses fonctions. Un responsable spécialisé dans les ressources humaines, par exemple, peut être chargé de vérifier que les enregistrements des employés sont correctement classés et exacts. Ceux qui supervisent les opérations informatiques, d’autre part, peuvent concevoir des réseaux et effectuer des mises à niveau permettant aux logiciels de fonctionner plus facilement. Un responsable de la comptabilité effectue souvent des tâches telles que la supervision des processus d’audit afin de s’assurer qu’ils respectent les directives de la société et se conforment aux réglementations.

Alors que les professionnels des guichets sont chargés de traiter directement avec les clients, les professionnels du back office effectuent une grande partie du travail affectant les services à la clientèle. Un responsable administratif dans le domaine médical peut enregistrer et récupérer les dossiers des patients. Dans le secteur de la fabrication, le responsable peut être chargé de passer des commandes et d’établir des budgets pour des projets donnant lieu à la production d’articles vendus à des clients.

Les gestionnaires de back office ont souvent de grandes compétences en communication. Ils peuvent éventuellement consulter les responsables du front office et les cadres pour discuter des stratégies, des objectifs et des attentes. Il est également courant que l’on agisse en tant que superviseur pour certains départements. Un responsable informatique, par exemple, outre la supervision des processus informatiques et de télécommunication, pourrait former et déléguer des tâches à des employés informatiques. Dans certains cas, il communiquera avec des clients mécontents ou qui ont des problèmes que les représentants du guichet ne peuvent pas résoudre.