Vad är projektplanering?

Som ett väsentligt element i projektledningen innebär projektplanering utveckling av åtgärdsobjekt och schemaläggning som kommer att hålla projektet framåt på en konsekvent basis. När den genomförs korrekt kommer projektplanering också att innehålla måldatum för slutförandet av varje åtgärdspost, vilket gör det möjligt att gå framåt med andra väntande objekt på ett ordnat sätt. En faktisk projektplan kallas en eskaleringslista i vissa affärsinställningar.

Vissa tror att projektplanering och processplanering är desamma, men det är inte fallet. Båda är viktiga element i projektledningen, men fokus för varje element är gratis snarare än lika. Processplanering fokuserar mer på valet av resurser som behövs för projektet, liksom att ge en allmän ram för att uppnå önskat slut. Däremot kommer projektplanering att fokusera på att identifiera och ordna de enskilda uppgifterna som krävs för att slutföra varje steg i projektet med hjälp av de resurser som identifierats i processplaneringen.

För att hålla projektplaneringen igång leder en projektledare normalt teamet som har ansvaret för att genomföra varje åtgärdspost eller steg som krävs för att slutföra projektet. Chefen hjälper till att samordna åtgärderna för varje medlem av teamet, mäta framsteg och fatta beslut om ändringar i projektplanen när och vid behov. I allmänhet kommer projektledaren att stödja teamet på alla sätt som krävs för att hålla projektet framåt på ett snabbt och kostnadseffektivt sätt. Projektledaren är också ofta direkt ansvarig för företagets ägare och andra som ansvarar för verksamhetens övergripande funktion.

Liksom alla typer av affärsplanering handlar projektplanering om att få den mesta fördelen samtidigt som man använder klokast användning av tillgängliga resurser. För detta ändamål är ett mål med denna typ av planering att upprätta realistiska data i termer av hur mycket som behövs av varje resurs som krävs och hur länge resursen kommer att krävas. Till exempel kan en projektplan kräva användning av lastbilar för att transportera material till en byggplats. Planen kommer att schemalägga leveranserna baserat på när materialen behövs, vilket gör det möjligt för företaget att använda dessa lastbilar för andra ändamål när det inte krävs för att projektet ska behandlas.

Idag förbättras projektplanering ofta med användning av programvara för att utveckla den allmänna planen och för att hålla alla teammedlemmar medvetna om framstegen med den aktuella uppsättningen av åtgärdsobjekt. Projektplaneringsprogramvara gör det lättare att ordna åtgärdsobjekt i den mest logiska sekvensen, ställa in rimliga slutdatum för varje objekt på planen och hålla reda på alla faktorer som påverkar projektets framsteg. Planeringsprogramvaran kan vara ett egenutvecklat programvarupaket utvecklat speciellt för användning av ett företag, eller vara en kommersiell produkt som lämpar sig väl för projektplanering i ett antal olika affärsinställningar.