Was ist ein Projektvorschlag?
Projektvorschläge sind Dokumente, die dazu dienen, einen Aktionsplan vorzulegen, die Gründe für die Notwendigkeit der Aktion darzulegen und den Leser davon zu überzeugen, der Umsetzung der im Hauptteil des Dokuments empfohlenen Aktionen zuzustimmen und sie zu genehmigen. In vielen Fällen wird das Dokument als Antwort auf eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) verfasst, die von einem aktuellen oder potenziellen Kunden ausgestellt wurde. Ein Dokument dieser Art kann jedoch auch für interne Zwecke erstellt werden, insbesondere wenn jemand innerhalb des Unternehmens eine Idee hat, wie das Unternehmen rentabler oder effizienter werden kann, und eine Genehmigung und Unterstützung zur Durchführung der Aktion benötigt.
In jeder Situation wird ein Projektvorschlag übersichtlich angeordnet, so dass die Leser einen logischen Gedankenverlauf bis zum Abschluss verfolgen können. Viele Beispielvorschläge bieten eine grundlegende Richtlinie, die selbst Anfängern dabei helfen kann, ein effektives Verfassen von Vorschlägen in Angriff zu nehmen. In den Leitlinien werden in der Regel fünf Hauptkomponenten oder -abschnitte eines Projektvorschlags aufgeführt: Einführung, Hintergrund, Strategie, Budgetierung oder Finanzierung und Ergebnis.
Mit dem Einführungsabschnitt eines Projektvorschlags soll den Lesern erklärt werden, worum es bei dem Projekt geht und warum es sich lohnt, sich die Zeit zu nehmen, das Projekt überhaupt in Betracht zu ziehen. Im Wesentlichen dient dieser Abschnitt dazu, die Zeit und den Aufwand für die Präsentation der Daten sowie die Zeit zu validieren, die erforderlich ist, um die Vorzüge und die Durchführbarkeit des Projekts selbst zu lesen und zu prüfen. Die Einführung ist nicht der Ort, um die Grundlagen des Projekts vorzustellen, sondern nur, um sein Potenzial zu ermitteln und ein ausreichendes Interesse zu wecken, um den Leser zu ermutigen, mehr zu erfahren.
Der Hintergrund erläutert die grundlegenden Punkte der Einführung, wobei häufig bestimmte Gründe angeführt werden, warum der Projektplan auf der Grundlage historischer Daten, Prognosen über zukünftige Bedürfnisse und Leistungen und der aktuellen Geschäftslage gut ist. Der Hintergrund hilft dabei, die Argumente dafür zu entwickeln, wie das Projekt die aufgrund vergangener Maßnahmen entstandenen Bedürfnisse befriedigen kann, während gleichzeitig zukünftige Bedürfnisse antizipiert und rechtzeitig angegangen werden. Im Hintergrund wird größtenteils klargestellt, dass etwas getan werden muss, und es wird der Weg geebnet, um zu lernen, wie etwas erreicht werden kann.
Mit dem Strategieabschnitt des Projektvorschlags sollen alle für den Projekterfolg erforderlichen Verfahren umrissen werden. Oft hilft die Strategie dabei, kurzfristige und langfristige Ziele für das Projekt zu definieren, erklärt, wie jeder Schritt systematisch ausgeführt werden kann und welche Art von Rendite von der Anstrengung zu erwarten ist. Hier bekommt der Leser eine Vorstellung davon, wie wichtig das Projekt ist und welches Potenzial es hat, um das Unternehmen dabei zu unterstützen, die verfügbaren Ressourcen besser zu nutzen und sich gleichzeitig für die Zukunft zu positionieren.
Im Abschnitt „Budget“ wird festgelegt, was die meisten Entscheidungsträger wissen müssen, bevor sie ein Projekt genehmigen können: Welche Kosten entstehen bei der Umsetzung des Projektvorschlags? In diesem Abschnitt müssen die Details mit Fakten und Zahlen unterlegt werden, die gut recherchiert sind und alle vorstellbaren Aspekte der Finanzierung abdecken, die für den Start und die Aufrechterhaltung des Projekts im Laufe der Zeit erforderlich sind. Viele Vorschläge scheitern hier, weil es an Details mangelt und Belege für die enthaltenen Details vorliegen.
Schließlich verweist der Projektvorschlag auf das Ergebnis der Umsetzung des Projekts. In diesem Abschnitt werden alle Vorteile deutlich dargestellt. Zu den Vorteilen zählen beispielsweise die Senkung der Betriebskosten, die Steigerung des Bekanntheitsgrades des Unternehmens, die Erzielung höherer Umsätze oder die Steigerung der Gewinne aufgrund einer effizienteren Nutzung der verfügbaren Ressourcen. Wie bei den Budgetangaben ist es wichtig, dass jeder genannte Vorteil durch andere Daten belegt wird, um ernsthaft berücksichtigt zu werden.
Das Verfassen eines Angebots ist manchmal einfacher, wenn ein formelles RFP bereitgestellt wird. In der Ausschreibungsunterlage wird häufig die Grundstruktur des Angebots festgelegt, es werden unschätzbare Hinweise auf bestimmte Informationen gegeben, die für den potenziellen Kunden von Interesse sind, und die Reihenfolge festgelegt, in der die Daten präsentiert werden. Wenn ein RFP bereitgestellt wird, müssen die Spezifikationen des Dokuments genauestens befolgt werden. Andernfalls wird der Vorschlag zurückgestellt, und einer der anderen Anbieter, der die Bestimmungen genau befolgt hat, erhält den Zuschlag.