Co je to projektový návrh?

Návrhy projektů jsou dokumenty určené k předložení akčního plánu, nastínění důvodů, proč je akce nezbytná, a přesvědčují čtenáře, aby souhlasil s prováděním akcí doporučených v textu dokumentu a schválil je. V mnoha případech je dokument vypracován jako odpověď na žádost o nabídku (RFP), kterou vydává současný nebo budoucí klient. Dokument tohoto typu však může být také připraven sloužit internímu účelu, zejména pokud má někdo ve společnosti představu o tom, jak zvýšit ziskovost nebo efektivitu společnosti a pro provedení akce potřebuje povolení a podporu.

V každé situaci bude návrh projektu přehledně uspořádán tak, aby čtenáři mohli sledovat logický vývoj myšlenky až do konce. Mnoho vzorových návrhů nabízí základní vodítko, které může i nováčkům pomoci dostat se do proudu účinného psaní návrhů. Pokyny obvykle určují pět klíčových komponent nebo částí jakéhokoli návrhu projektu: úvod, pozadí, strategii, rozpočtování nebo financování a výsledek.

V úvodní části návrhu projektu je myšlenka sdělit čtenářům, o čem je celý projekt, a proč stojí za to věnovat čas tomu, aby se projekt nejprve zvažoval. Tato sekce v podstatě slouží k ověření času a úsilí vynaloženého na prezentaci dat, jakož i času potřebného ke čtení a zvážení výhod a proveditelnosti samotného projektu. Představení není místo, kde by se mohly představit matice a šrouby projektu, pouze aby se vytvořil jeho potenciál a kultivoval dostatečný zájem, aby se čtenář povzbudil, aby se dozvěděl více.

Pozadí vysvětluje základní body úvodu, často uvádějící konkrétní důvody, proč je projektový plán dobrý, založený na historických datech, projekcích budoucích potřeb a výkonu a současných podmínkách podnikání. Pozadí pomáhá budovat důvod, jak může projekt uspokojit potřeby, které vyvstaly v důsledku minulých akcí, a zároveň předvídat budoucí potřeby a včas je řešit. Z velké části bude část pozadí pevně stanovovat, že je třeba něco udělat, a připravit cestu pro učení, jak toho lze dosáhnout.

Cílem této části projektu je navrhnout všechny postupy, které jsou nezbytné pro úspěšný projekt. Strategie často pomáhá definovat krátkodobé a dlouhodobé cíle projektu, vysvětluje, jak systematicky provádět každý krok a jaký typ návratnosti lze od úsilí očekávat. Čtenář zde začíná získávat představu o tom, jak je projekt důležitý a jaký má potenciál, aby společnost mohla lépe využívat dostupné zdroje a zároveň se umísťovat do budoucnosti.

Část rozpočtu se omezuje na to, co většina tvůrců rozhodnutí musí vědět před schválením jakéhokoli projektu: jaké jsou náklady spojené s prováděním návrhu projektu. V této části musí být podrobnosti podloženy fakty a čísly, které jsou dobře prozkoumány a které pokrývají všechny představitelné aspekty financování potřebného k zahájení a udržení projektu v průběhu času. Mnoho návrhů zde selhává kvůli nedostatku podrobností a podpůrných důkazů o detailu, který je v ceně.

Nakonec návrh projektu ukazuje na výsledek realizace projektu. V této části jsou jasně uvedeny všechny výhody. Mezi výhody mohou patřit takové položky, jako je snížení provozních nákladů, zvýšení veřejného profilu firmy, zvýšení prodeje nebo zvýšení zisku díky efektivnějšímu využití dostupných zdrojů. Stejně jako v případě podrobností o rozpočtu je důležité, aby každá jmenovaná výhoda mohla být podporována jinými údaji, aby byla vážně zvážena.

Vypracování návrhu je někdy jednodušší, pokud je poskytnuta formální RFP. RFP často stanoví základní strukturu návrhu, poskytne neocenitelná vodítka ohledně konkrétních informací, které jsou pro potenciálního klienta zajímavé, a definuje pořadí, ve kterém jsou data prezentována. Je-li poskytnuta RFP, je nezbytné dodržovat specifikace dokumentu uvedené v dopise. V opačném případě bude návrh zrušen a podnikání bude uděleno jednomu z dalších prodejců, kteří se řídili ustanoveními.