Vad är ett projektförslag?

Projektförslag är dokument som är utformade för att presentera en handlingsplan, beskriva skälen till att åtgärden är nödvändig och övertyga läsaren att gå med på och godkänna genomförandet av de åtgärder som rekommenderas i dokumentets kropp. I många fall utarbetas dokumentet som ett svar på en begäran om förslag (RFP) som utfärdas av en nuvarande eller blivande kund. Ett dokument av denna typ kan emellertid också vara beredd att tjäna ett internt syfte, särskilt när någon inom företaget har en idé om hur man gör företaget mer lönsamt eller effektivt och behöver godkännande och stöd för att genomföra åtgärden.

I alla situationer kommer ett projektförslag tydligt att ordnas så att läsarna kan följa en logisk tankegång till slutet. Många exempel på förslag erbjuder en grundläggande riktlinje som kan hjälpa även nybörjare att komma in i svängningen av effektiv förslagsskrivning. Riktlinjerna identifierar vanligtvis fem huvudkomponenter eller delar av alla projektförslag: introduktion, bakgrund, strategi, budgetering eller finansiering och resultat.

Med den inledande delen av ett projektförslag är tanken att berätta för läsarna vad projektet handlar om och varför det är värt att ta sig tid att överväga projektet i första hand. I huvudsak tjänar detta avsnitt till att validera den tid och ansträngning som används för att presentera uppgifterna såväl som den tid som krävs för att läsa och överväga fördelarna och genomförbarheten i själva projektet. Inledningen är inte platsen att presentera muttrar och bultar i projektet, bara för att fastställa dess potential och odla tillräckligt intresse för att uppmuntra läsaren att lära sig mer.

Bakgrunden beror på de grundläggande punkterna i introduktionen och citerar ofta specifika skäl till varför projektplanen är bra, baserat på historiska data, prognoser för framtida behov och prestanda och de aktuella omständigheterna i verksamheten. Bakgrunden hjälper till att bygga ärendet för hur projektet kan tillgodose behoven som har uppstått på grund av tidigare åtgärder samtidigt som man också förutser framtida behov och möter dem i tid. För det mesta kommer bakgrundsavsnittet att fastställa att något måste göras och bana väg för att lära sig hur något kan åstadkommas.

Med strategidelen i projektförslaget är målet att beskriva alla rutiner som är nödvändiga för att göra projektet framgångsrikt. Ofta hjälper strategin att definiera kortsiktiga och långsiktiga mål för projektet, förklarar hur man systematiskt ska uppnå varje steg och vilken typ av avkastning som kan förväntas från ansträngningen. Här börjar läsaren få en uppfattning om hur viktigt projektet är och vilken potential det har för att hjälpa företaget att utnyttja tillgängliga resurser bättre och samtidigt positionera sig för framtiden.

Budgetavsnittet kommer ner på vad de flesta beslutsfattare måste veta innan de godkänner något projekt: vilka är kostnaderna för genomförandet av projektförslaget. I det här avsnittet måste detaljerna backas upp med fakta och siffror som är väl undersökta och täcker alla tänkbara aspekter av finansieringen som krävs för att starta och underhålla projektet över tid. Många förslag misslyckas här på grund av brist på detaljer och stödjande bevis för den detalj som ingår.

Slutligen pekar projektförslaget på resultatet av genomförandet av projektet. Det här är det avsnitt där alla fördelar beskrivs tydligt. Fördelarna kan innefatta sådana poster som att minska driftskostnaderna, öka företagets offentliga profil, generera mer försäljning eller öka vinsterna på grund av effektivare användning av tillgängliga resurser. Liksom med budgetdetaljerna är det viktigt att alla nämnda förmåner kan stöds av andra uppgifter för att allvarligt övervägas.

Det är ibland lättare att skriva ett förslag när en formell RFP tillhandahålls. Ofta kommer RFP att lägga fram den grundläggande strukturen i förslaget, ge ovärderliga ledtrådar om specifik information som är av intresse för den potentiella klienten och definiera i vilken ordning informationen presenteras. När en RFP tillhandahålls är det viktigt att följa dokumentets specifikationer till bokstaven. Annars kommer förslaget att tas bort och en av de andra leverantörerna som följde bestämmelserna noga kommer att tilldelas verksamheten.